„Asana“ – efektyvus užduočių valdymas 2 dalis

Išmokti dirbti „Asana“ yra labai paprasta. Tereikia prisijungti prie www.asana.com kompiuteriu ar išmaniuoju telefonu.

Kairysis langas

Atsidarius aplikaciją atsiveria trys langai. Pirmajame lange yra paieškos mygtukas „Search“ – galite susirasti konkrečias užduotis, projektus ar žmones, dirbančius prie konkrečios užduoties. Taip pat galite pasirinkti konkrečią darbo aplinką (workspace), kurioje norite šiuo metu dirbti, koreguoti  nustatymus, kviesti žmones (narius) dirbti joje. Prie kiekvienos darbo aplinkos galite nemokamai pasikviesti iki 14-os žmonių.

Toliau galite matyti visas užduotis, priskirtas jums (My tasks). Visos jos atsidarys viduriniame lange.

„Inbox“ yra tarsi vietinė „Asana“ pašto dėžutė. Joje galite matyti naujausius atnaujinimus, atliktus komandos narių.

Kairiame lange taip pat galite matyti komandos narius (su nuotraukomis arba be) ir svečius su išskirtine žyma – gaublio ikona – kurie turi ribotas galimybes darbo aplinkoje (apie juos šiek tiek vėliau). Paspaudę ant kiekvieno nario, viduriniame lange galite matyti tam nariui priskirtas užduotis.

Projektai yra atskiri užduočių sąrašai būtent toje darbo aplinkoje, prie kurios šiuo metu esate prisijungę. Jų skaičius nėra ribotas. Kiekvieną projektą galima išskirti atitinkama spalva, priskirti prie mėgstamiausių, dubliuoti, archyvuoti ar paprasčiausiai ištrinti.

Vidurinis langas

Kai iš kairiojo lango pasirenkate tam tikrą komandos narį ar projektą, viduriniame lange matysite visą su juo susijusią aktualią informaciją. Pavyzdžiui, jei pasirenkate konkretų projektą, matysite visas užduotis, kurios bus daromos ar jau yra padarytos būtent tam konkrečiam projektui. Taip pat galite matyti, kuris komandos narys yra priskirtas prie konkrečios užduoties, kada yra užduoties įvykdymo terminas. Papildomos užduotys gali būti įtrauktos į šį sąrašą, o atliktos užduotys − suarchyvuotos. Be to, užduotis galima surūšiuoti pagal spalvą, pagal priskirtą narį, projektą, datą.

Dešinysis langas

Paspaudus ant konkrečios užduoties viduriniame lange, dešiniajame lange atsidarys visa su ta užduotimi susijusi informacija: detalesnė užduoties informacija, dokumentai susiję su užduotimi, narių, atliekančių šią užduotį, pastabos, komentarai, susirašinėjimas. Taip pat čia galima sukurti atitinkamus punktus užduočiai atlikti, kuriuos irgi galima priskirti tam tikriems komandos nariams. Kai užduotis ar jos punktai jau atlikti, reikia tiesiog pažymėti varnele.

Svečiai aplikacijoje „Asana“

Nebūtina visų žmonių, kurie susiję su tam tikru projektu ar užduoti, kviesti tapti nariais aplikacijoje „Asana“.

Šie žmonės gali čia apsilankyti svečio teisėmis, kurios jiems leidžia kurti, redaguoti projektus ar užduotis, pakviesti kitus svečius prie projektų ar užduočių, kuriose jie patys turi svečio teisę.

Svečiai yra trijų rūšių:

Darbo aplinkos svečiai – žmonės, kurie turi prisijungimą prie tam tikrų projektų darbalaukyje.

Organizacijos/įmonės svečiai – žmonės už kompanijos ribų.

Komandos narių svečiai – žmonės iš jūsų kompanijos arba už jos ribų, kurie turi prisijungimą prie konkretaus projekto, priskirto komandos narių.

Svečiai aplikacijoje „Asana“ bus atitinkamai pažymėti gaublio ikona arba prie jų bus parašytas „Svečias“ (“Guest”).

Svečio teisėmis patogu pakviesti klientus, pavienius sutarties dalyvius ar praktikantus. Jūs visuomet žinosite, kad jie neturės galimybės prisijungti prie jūsų asmeninių darbo aplinkų, projektų ir užduočių, negalės ištrinti, pervadinti jūsų darbų, saugomų dokumentų, komandų, pakviesti kitų žmonių tapti komandos nariais.

Privatumas ir saugumas

„Asana“ naudoja Amazon relational database service (RDS) (reliacines duomenų bazės paslaugas) valdyti visai informacijai, esančiai šioje aplikacijoje. Ši duomenų bazė yra sinchroniškai atnaujinama, kad išvengtų galimų trikdžių.

Be to, yra naudojama papildoma atsargumo priemonė − duomenų bazė reguliariai yra perkeliama į kito tiekėjo serverį, kad būtų galima išsaugoti duomenis kitur, jei kartais Amazon duomenų bazė visiškai nustotų veikti.

Kviečiame peržiūrėti žemiau esantį video ir susipažinti kaip praktiškai dirbti su “Asana”.